Novela ZEPDSV-B je prinesla poenostavitve
Z novelo ZEPDSV-A se je razširil obseg podatkov, ki jih mora delodajalec dnevno beležiti, z novelo ZEPDSV-B pa so prišle tudi manjše poenostavitve. Da evidenca o izrabi delovnega časa ne bi postala vir tveganja ob inšpekcijskem nadzoru, mora delodajalec vedeti, kaj natanko mora vpisovati in kdaj. Napačna evidenca lahko pomeni resne prekrške.
Kaj mora delodajalec vpisovati vsak dan
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti predpisuje, da mora delodajalec dnevno vpisovati naslednje podatke:
Število ur dela za vsakega zaposlenega.
Skupno število opravljenih delovnih ur, ločeno za polni in krajši delovni čas, z oznako vrste opravljenega delovnega časa.
Nadure – torej število ur nad zakonsko določenim delovnikom.
Neopravljene ure z nadomestilom, ki ga izplača delodajalec, skupaj z oznako vrste nadomestila (npr. dopust, bolniška).
Neopravljene ure z nadomestilom, ki ga krijejo druge organizacije ali organi (npr. ZZZS).
Neopravljene ure brez nadomestila – torej odsotnosti brez plačala.
Število ur na delovnih mestih, kjer se upošteva zavarovalna doba s povečanjem ali je predpisano dodatno pokojninsko zavarovanje, skupaj z oznako vrste statusa.
Kaj mora vpisovati glede prihodov in odhodov
Točen čas prihoda in odhoda z dela za vsakega delavca. To je novost iz ZEPDSV-A, ki uvaja višjo raven natančnosti v beleženje.
Podatki, ki jih lahko delodajalec vpisuje mesečno
Novela ZEPDSV-B je prinesla manjšo administrativno razbremenitev. Po novem je dovoljeno, da se nekateri podatki vodijo mesečno:
Ure v posebnih pogojih dela, kot so nočno, nedeljsko, praznično, izmensko delo ali delo v deljenem delovnem času.
Ure v neenakomerno ali časovno prerazporejenem delovnem času, kar je pomembno zlasti za sezonska dela, projektno delo ali izmenske urnike.
Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.
Vse navedeno mora biti jasno razvidno iz evidence in dostopno ob vsakem nadzoru.
Kaj pomenijo oznake vrst delovnega časa in nadomestil
Razlikovanje med vrstami dela
Vrste opravljenega delovnega časa se označujejo glede na naravo dela:
redni delovni čas,
nočno delo,
nedeljsko delo,
delo na praznik,
nadurno delo,
dežurstvo in pripravljenost.
Tudi nadomestila imajo oznake:
dopust (DOP),
bolniška odsotnost (BOL),
čakanje na delo (CČD),
neplačan dopust (NDOP), itd.
Pravilna uporaba oznak je bistvena za razumevanje evidence in pravilen obračun plač.
Pomembnost evidence za obračun plač in varstvo pravic
Ne gre le za papir
Evidenca ni sama sebi namen. Je pravna podlaga za:
izplačilo plač,
nadomestil,
obračun prispevkov,
izplačilo dodatkov za posebne pogoje dela,
dokazila ob sporih z zaposlenimi.
Zato mora biti natančna, urejena in dnevno posodobljena. Nejasna evidenca pogosto pomeni spor z inšpekcijo ali zaposlenim. Ravno digitalizacija vodenja ur pride tu do izraza.
Kdo je odgovoren za vodenje evidence
Delodajalec lahko vodenje evidence poveri kadrovski službi ali zunanjemu izvajalcu, vendar odgovornost ostaja na njem. V primeru nadzora bo inšpektor za nepravilnosti vprašal vodstvo podjetja, ne izvajalca.
Kako evidence voditi v praksi
Ročno ali digitalno?
Ročno vodenje z Excel tabelami ali knjigami je še vedno dovoljeno, a postaja nepregledno in rizično. Digitalne rešitve omogočajo:
dnevno avtomatsko beleženje prihodov in odhodov,
generiranje poročil za inšpekcijo,
obračun plač neposredno iz evidence,
arhiviranje podatkov skladno z zakonodajo.
Programi za evidenco delovnega časa, kot so MojeUre, Time&Space ali drugi, omogočajo avtomatizacijo in zmanjšujejo možnosti za napake.
Kdaj inšpekcija najpogosteje ugotavlja kršitve
V kolikor ne evidentirate čas prihoda in odhoda.
Pomanjkljivo ločevanje med vrstami nadomestil.
Napačni obračuni nadur.
Manjkajoči podatki o prerazporejenem času.
V takih primerih so globe za pravne osebe lahko visoke. Poleg denarne kazni se lahko podjetju naloži tudi odprava nepravilnosti z roki.
Evidenca kot orodje, ne kot breme
Zakonodajalec ni predpisal evidence kot kazen, temveč kot orodje za pregledno urejanje delovnih razmerij. Prav zaradi tega je pomembno, da jo delodajalci dojemajo kot korist, ne kot nepotrebno breme.
Z dobro urejeno evidenco so tudi interni odnosi bolj jasni, zaposlenim pa se poveča zaupanje v pravičnost delodajalca. Tudi to je del sodobnega upravljanja podjetja.
Vse objave