Prav tu se danes skriva največ razlik med modernimi in zastarelimi računovodskimi praksami.
In prav tu lahko podjetja prihranijo največ časa ter zmanjšajo število napak pri obračunu plač.
Zakaj podjetja sploh razmišljajo o zamenjavi računovodskega servisa?
Razlogi se večinoma ponavljajo:
počasno odzivanje,
nejasna ali prepozna poročila,
pogoste napake v obračunu plač,
dodatno zaračunavanje za osnovne storitve,
zastarela orodja in komunikacija (Excel tabele, ročni vnos ur, e-poštne priponke).
Če ste med podjetji, ki razmišljajo o menjavi, je ključno, da ocenite kakšno podporo dejansko potrebujete in ali vam obstoječi servis to sploh omogoča.
Eden najpogostejših skritih razlogov za težave pri plačah je neurejena evidenca delovnega časa, ki jo računovodje pogosto prejmejo:
v različnih formatih,
z napakami ali nepopolnimi podatki,
brez jasnega pregleda nad nadurami, dopusti ali študentskim delom.
To povzroči dodatna usklajevanja, dodatne stroške in dodatne zamude.
Evidenca delovnih ur – ključni element pri obračunu plač
Vsaka minuta, ki ni pravilno zabeležena, lahko povzroči:
nepravilno izplačilo,
nezadovoljstvo zaposlenih,
težave ob inšpekcijskem nadzoru,
konflikt med podjetjem in računovodstvom.
Rešitev je avtomatizirana, digitalna evidenca delovnih ur, kot jo uporablja večina sodobnih podjetij.
Sistem MojeUre podjetjem omogoča, da računovodski servis dobi:
urejene, popolne in ažurne podatke,
izvoz za obračun plač v nekaj sekundah,
pregled nad nadurami, odsotnostmi, bolniškimi,
natančen vpogled v prisotnost zaposlenih.
To pomeni manj usklajevanja, manj napak in manj izgubljenega časa, na obeh straneh.
Kako izbira računovodskega servisa vpliva na evidenco delovnega časa?
Računovodja mora podpirati digitalne sisteme
Veliko servisov še vedno zahteva ročni prenos podatkov ali celo ročno pretipkavanje v Excel.
Če vaš računovodja ne sprejema:
CSV izvoza,
avtomatskega pregleda delovnih ur,
digitalnih potnih nalogov,
strukturiranih podatkov iz sistema MojeUre, ki nudi povezljivost z računovodskimi programi,
potem je mogoče čas za premislek o menjavi.
Transparentnost podatkov
Dober računovodski servis omogoča jasnost:
kdo je oddal ure,
kdo je odobril odsotnosti,
kdaj so bile podatki posredovani.
To močno zmanjšuje možnosti za nesporazume pri plačah.
Prihranek časa
Zastareli procesi pogosto podvojijo delo:
podjetje ure vnese,
računovodstvo jih pretipka,
nato se odkriva napake.
Z MojeUre to odpade. Ure se uredijo sproti, sistem izračuna pravilno strukturo, računovodstvo pa dobi le preverjene, pripravljene podatke.
Kaj prinese prehod na elektronsko evidenco delovnega časa?
S prehodom na elektronsko vodenje delovnega časa se odpravijo napake pri obračunu nadur. Podatki, ki so prej potovali po e-mailih, vsak mesec v drugačni Excel tabeli, pogosto brez podpore za nočno delo in nedelje, so sedaj zbrani in urejeni na enem mestu.
Po uvedbi elektronske evidence delovnih ur se:
- število napak pri obračunu zniža na 0,
- čas priprave podatkov skrajša iz nekaj ur ali celo dni na par minut,
- preglednost za vodstvo se bistveno poveča.
Kako izvesti menjavo računovodskega servisa brez težav?
- Pripravite vse podatke o zaposlenih
Delovna razmerja, pogodbe, urni tipi, dopusti.
- Digitalizirajte evidenco delovnih ur
Če uporabljate MojeUre, lahko novemu servisu omogočite dostop že prvi dan.
- Jasno določite način posredovanja podatkov
Najbolje: avtomatski izvoz iz sistema → računovodstvo.
- Preglejte prve tri obračune
V tem času se ponavadi pokažejo vse posebnosti.
Zaključek
Zamenjava računovodskega servisa je lahko velik korak, vendar prinese občutne koristi, če je povezana s prehodom na urejeno, digitalno evidenco delovnega časa.
Podjetje pridobi:
manj napak pri plačah,
manj administracije,
več transparentnosti,
boljšo podporo računovodstva,
več zaupanja zaposlenih.
Če razmišljate o izboljšanju procesa obračuna ur, je pravi trenutek, da uvedete sistem, ki delo olajša vsem vpletenim.
Vse objave