Podjetja, ki še vedno vodijo evidence ročno ali prek različnih tabel, zdaj občutijo, da tak način ni več vzdržen, niti zakonsko niti organizacijsko.
Rešitev je digitalno vodenje evidenc, ki zagotavlja natančnost, avtomatiko in preglednost. V nadaljevanju so povzetki najpomembnejših novosti ter praktični nasveti, kako jih enostavno uvedete v prakso.
1. Ni več potrebno ločeno vodenje malice
Ena od sprememb, ki razbremeni podjetja, je ukinitev obveznega vodenja malice kot posebne postavke.
Malica se še vedno priznava kot pravica, vendar ni več potrebno beležiti vsake malice posebej, kar je bilo za številna podjetja administrativno zahtevno.
To pomeni:
manj ročnega vnosa,
manj napak pri evidentiranju,
enostavnejše priprave podatkov za obračun plač.
V sistemu MojeUre je malica avtomatsko vključena v logiko delovnega časa, kar zmanjša administracijo tako za delodajalca kot za računovodski servis.
2. Nova definicija delavca: kdo se mora evidentirati?
Zakon zdaj bolj jasno določa, koga je treba vključiti v evidenco izrabe delovnega časa.
Kot delavec v smislu vodenja evidenc se šteje:
oseba v rednem delovnem razmerju,
oseba, ki dela prek pogodbe (določen ali nedoločen čas),
študenti in dijaki, ki opravljajo delo,
osebe, ki delo opravljajo na drugih pogodbenih podlagah.
To pomeni, da evidenca ne velja več samo za klasično zaposlene. Tudi projektni sodelavci, terenski delavci in študenti morajo biti vključeni v sistem, ne glede na to, kje opravljajo delo.
3. Obveznost vpisovanja podatkov: kaj je nujno?
Podatki, ki se morajo obvezno voditi:
čas prihoda na delo,
čas odhoda z dela,
izrabljeni delovni čas,
nadurno delo,
nočno delo,
delo ob nedeljah in praznikih,
odsotnosti (dopust, bolniška, izredni dopust …).
Zakon zahteva, da so podatki točni, ažurni in sledljivi. To pomeni, da morajo biti na voljo vpogledi v spremembe in popravke, kar pri ročnem vodenju praktično ni mogoče.
Digitalna evidenca, kot je MojeUre, omogoča:
avtomatsko registracijo prihoda in odhoda,
zgodovinski pregled vseh dogodkov,
sledljivost sprememb,
izvoz podatkov za računalniško obdelavo (računovodstvo, inšpekcija).
4. Način obveščanja delavca o vpisih – strožja pravila
Delodajalec mora zagotoviti, da ima delavec stalni vpogled v svoje ure.
To vključuje:
pregled opravljenih ur,
pregled odsotnosti,
vpogled v popravke,
vpogled v pričakovani obračun.
Zakon zahteva, da delavec ni v nevednosti glede tega, kaj je zanj vpisano.
Pri ročnem vodenju to pogosto ni mogoče, saj zaposleni nimajo dostopa do datotek ali internih tabel.
MojeUre to rešuje tako, da ima vsak zaposleni svoj profil, kjer lahko kadar koli preveri stanje – brez dodatnih prošenj in čakanja.
5. Večja odgovornost delodajalca in višje kazni
Novosti prinašajo tudi jasnejšo odgovornost podjetij:
delodajalec je odgovoren za pravilnost vpisov,
odgovoren je za pravočasnost,
odgovoren je za omogočanje vpogleda delavcem.
Kazni za nepravilnosti so se zvišale, kar pomeni, da je zastarela evidenca bistveno večje tveganje kot v preteklosti.
Digitalni sistem:
zmanjšuje napake,
omogoča hitro posodabljanje,
hrani zgodovino popravkov,
varno arhivira podatke.
6. Zakaj digitalna evidenca postaja standard?
Podjetja, ki so že prešla na digitalno evidenco, poročajo o:
manj administracije,
manj napak pri plačah,
večji preglednosti,
boljšem odnosu med zaposlenimi in vodstvom,
hitrejšem obračunu plač,
večjem zaupanju med vsemi vpletenimi.
Sistemi, kot je MojeUre, dodatno ponujajo:
registracijo prek mobilnega telefona,
prijavo z lokacijo (GPS),
terminale za fizične lokacije,
avtomatsko generiranje mesečnih poročil.
To zmanjšuje delo računovodstva in vodstva, hkrati pa izboljšuje izkušnjo zaposlenih.
Zakaj preiti na elektronsko vodenje delovnega časa?
Nova pravila evidentiranja delovnega časa so prinesla več preglednosti in več odgovornosti za delodajalce.
Če želite zagotoviti skladnost z zakonodajo, zmanjšati administracijo in imeti urejene podatke za obračun plač, je prehod na digitalni sistem najbolj logična rešitev.
MojeUre omogoča enostavno, pregledno in zakonsko skladno vodenje evidenc, brez ročnega dela in brez tveganja za napake.
Vse objave