Urejena evidenca delovnega časa zahteva natančno poznavanje različnih oblik odsotnosti, ki jih določa Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1). Vsaka odsotnost ima specifična pravila glede nadomestila plače in trajanja, zato je ključno, da jih delodajalci pravilno beležijo.
Pregled vrst odsotnosti z dela (klikni za podrobnosti):
Letni dopust
Vsak delavec ima pravico do letnega dopusta v minimalnem trajanju štirih tednov. Število dni je odvisno od razporeditve delovnih dni (npr. 20 dni pri 5-dnevnem delovniku). Evidenca delovnega časa mora jasno ločevati med porabljenim in preostalim dopustom, da se izognete sporom ob koncu leta.
Bolniška odsotnost in nega
Bolniška odsotnost se deli na tisto v breme delodajalca (do 20 delovnih dni) in tisto v breme ZZZS (nad 20 dni). Posebna kategorija je nega družinskega člana, kjer nadomestilo od prvega dne krije zdravstveno zavarovanje, vendar mora delodajalec to pravilno evidentirati za povračilo stroškov.
Poroka (plačana odsotnost)
Zakon o delovnih razmerjih (165. člen) določa, da ima delavec pravico do plačane odsotnosti zaradi lastne poroke. Minimalno trajanje je 1 delovni dan, vendar kolektivne pogodbe v Sloveniji pogosto priznavajo 2 ali celo 3 dni. Svetujemo preverjanje veljavne panožne pogodbe.
Selitev (plačana odsotnost)
Zanimivo je, da selitev v ZDR-1 ni izrecno navedena kot obvezna plačana odsotnost. To pomeni, da delavec nima zakonske pravice do plačanega prostega dne, razen če je to določeno v kolektivni pogodbi ali internem pravilniku podjetja. Večina podjetij v praksi za selitev odobri 1 dan plačane odsotnosti.
Ostale osebne okoliščine
Plačana odsotnost (skupaj do 7 dni v letu) pripada delavcu tudi v naslednjih primerih:
- Smrt v ožji družini: najmanj 1 dan.
- Hujša nesreča: (npr. požar ali poplava na domu) najmanj 1 dan.
- Prvi šolski dan: spremstvo prvošolčka v šolo (1 dan).
Starševski in očetovski dopust
Očetje imajo ob rojstvu otroka pravico do 15 dni očetovskega dopusta. Sledijo mu materinski in starševski dopust, ki so dolgotrajnejše odsotnosti. Te je treba v sistemu za evidenco delovnega časa označiti pravočasno, da se zagotovi pravilna odjava iz aktivnega procesa dela.
Krvodajalstvo
Delavec, ki daruje kri, ima pravico do plačane odsotnosti z dela na dan darovanja. To odsotnost delodajalcu povrne zdravstveno zavarovanje, zato je nujno, da zaposleni predloži ustrezno potrdilo krvodajalske akcije.
Izobraževanje
Če se delavec izobražuje v lastnem interesu, mu zakon priznava prost dan za prvo opravljanje izpitov. Če ga na izobraževanje napoti delodajalec, se ves čas usposabljanja šteje v redno delovno obveznost.
Neplačan dopust
Neplačan dopust (tudi "izredni dopust") v slovenski zakonodaji ni samoumevna pravica delavca, ampak stvar dogovora med delodajalcem in zaposlenim. Zakon o delovnih razmerjih ga ne ureja podrobno, zato so pravila običajno določena v kolektivnih pogodbah.
Ključna dejstva o neplačanem dopustu:
- Mirujejo pravice in obveznosti: V času neplačanega dopusta delavec ne prejema plače, delodajalec pa mu ni dolžan plačevati nadomestila.
- Prispevki za socialno zavarovanje: To je najbolj kritična točka. Če neplačan dopust traja dlje časa, se morata stranki dogovoriti, kdo bo kril stroške prispevkov, sicer mora delodajalec delavca začasno odjaviti iz zavarovanj (M-2 obrazec) in ga ob vrnitvi ponovno prijaviti.
- Odobritev: Delodajalec lahko prošnjo zavrne, če delovni proces ne dopušča odsotnosti.
Pri vodenju evidence delovnega časa je nujno, da se neplačan dopust beleži pod svojo kategorijo, saj bi v nasprotnem primeru prišlo do napak pri avtomatskem izračunu ur za plačo in prispevke.
Potrebujete pomoč pri digitalizaciji teh procesov?
Ročno spremljanje vseh teh kategorij je zamudno. Z uporabo digitalne rešitve mojeure.si avtomatizirate oddajo zahtevkov, odobritve in končne izračune za računovodstvo.