Obvestila o delovnem času lahko zakonito pošiljate tudi na zasebne e-naslove
Delodajalec je dolžan zagotoviti preglednost teh podatkov in delavca pisno obvestiti. A kaj pomeni »pisno« v dobi elektronske komunikacije? Je dopustno, da delodajalec pošlje to obvestilo kar na zasebni elektronski naslov zaposlenega?
Vse več podjetij vpeljuje digitalno poslovanje in si prizadeva za administrativno učinkovitost. S tem pa se porajajo tudi vprašanja glede skladnosti takšnih praks z zakonodajo. Po uveljavitvi novele Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B) je odgovore na nekatera izmed teh vprašanj zdaj bistveno lažje najti - vključno s tistim, ali je dopustno obveščanje na zasebne elektronske naslove delavcev.
Novi standardi obveščanja – med tradicijo in digitalizacijo
V skladu z 19. členom in dopolnitvijo 19.c člena ZEPDSV mora delodajalec delavcu zagotoviti dostop do podatkov o njegovi izrabi delovnega časa najkasneje do konca plačilnega dne. Ključno je, da je obvestilo pisno. In v tem okviru se elektronska pošta šteje kot veljavna oblika pisne komunikacije, če so izpolnjeni nekateri pogoji.
ZEPDSV-B uvaja jasno možnost, da se delavec in delodajalec dogovorita o tem, na kateri elektronski naslov se bo pošiljalo ta obvestila. Zakon torej dopušča fleksibilnost, vendar zahteva soglasje ali dogovor - bodisi individualno bodisi v okviru internega akta ali pogodbe o zaposlitvi.
Brez dogovora o zasebnem naslovu bi lahko bila takšna praksa sporna. Pomembno je torej, da delodajalec že ob začetku zaposlitve ali v okviru internega pravilnika določi, kako se bo obveščanje izvajalo - in se z delavcem o tem tudi ustrezno pisno dogovori.
Elektronsko obveščanje na zasebni e-naslov – prednosti in pasti
Dogovor o zasebnem e-naslovu lahko koristi obema stranema. Delodajalec ima enostavnejšo pot za izpolnjevanje svojih zakonskih obveznosti, delavec pa ima podatke o svojem delovnem času vedno pri roki – tudi če ni fizično prisoten v pisarni ali nima dostopa do službene opreme.
Vendar obstajajo tudi pasti. Če je naslov napačen, nedostopen ali nepreverjan, lahko pride do domneve, da delavec ni bil ustrezno obveščen. Prav tako lahko pride do zlorabe ali kršitve varstva osebnih podatkov, če obveščanje ni ustrezno urejeno z vidika varnosti in zaščite informacij.
Zato mora biti varovanje podatkov ena ključnih točk pri določitvi načina obveščanja. Uporaba zasebnega e-naslova mora biti premišljena in formalno urejena – ne le zaradi varstva osebnih podatkov, temveč tudi zaradi dokazljivosti, da je bilo obvestilo dejansko poslano in prejeto.
Kaj mora vsebovati pisno obvestilo o izrabi delovnega časa?
Obvestilo o izrabi delovnega časa ni zgolj tabela z opravljenimi urami. V skladu z zakonodajo mora vsebovati celovit pregled, ki vključuje:
podatke o prisotnosti in odsotnosti z dela,
koriščenje dopusta in nadur,
dnevni in tedenski obseg delovnega časa,
in morebitne druge posebnosti, kot so nočno delo, dežurstva, pripravljenost ipd.
Delavec mora imeti možnost, da podatke pregleda, jih preveri in – če meni, da niso pravilni – zahteva popravek. Zakon predvideva tudi, da se ti podatki hranijo in so dostopni vsaj eno leto po prenehanju delovnega razmerja.
Zato je še toliko bolj pomembno, da so podatki dostavljeni na način, ki omogoča arhiviranje, dostopnost in zanesljivost – kar elektronska pošta ob ustrezni organizaciji omogoča precej učinkovito.
Ali obstaja obveznost uporabe službene e-pošte?
Zakon ne zahteva uporabe službene elektronske pošte. Dovolj je, da je komunikacijski kanal določen v dogovoru z delavcem. To pomeni, da lahko delodajalec in delavec določita tudi uporabo osebnega elektronskega naslova, če se jima to zdi smiselno in varno.
Vendar se za večje organizacije priporoča uporaba službenih elektronskih naslovov, ki jih nadzoruje in vzdržuje podjetje. S tem se zmanjša možnost napak, izgube podatkov ali neupravičenega dostopa. Prav tako omogoča večjo sledljivost v primeru inšpekcijskih pregledov ali sporov.
Pri manjših podjetjih, kjer službene elektronske pošte ni, pa lahko zasebni naslov ostaja edina smiselna rešitev – seveda pod pogojem, da je vse ustrezno dokumentirano in da je bila podlaga za takšno rešitev vnaprej jasno dogovorjena.
Priporočila za delodajalce
Zakon omogoča precej fleksibilnosti, a ravno zato je toliko bolj pomembno, da ima podjetje jasna pravila, ki jih dosledno upošteva. Priporočljivo je, da delodajalec:
v pogodbi o zaposlitvi ali internem aktu določi način obveščanja,
pridobi pisni pristanek za uporabo osebnega e-naslova,
zagotovi varstvo osebnih podatkov v skladu z GDPR,
vzpostavi sistem za hranjenje obvestil vsaj za zakonsko določeno obdobje,
in omogoči delavcem dostop do evidence na način, ki je jasen in pregleden.
S takšnim pristopom lahko podjetje ne le izpolni zakonske zahteve, temveč si tudi bistveno olajša organizacijo kadrovske evidence in upravljanje z delovnim časom.
Vse objave