Osrednji namen novele je bil odgovoriti na praktične težave, ki so se pojavile pri izvajanju zakona v preteklih letih. ZEPDSV-B v prvi vrsti določene obveznosti poenostavlja, ponekod jih natančneje opredeljuje, v določenih primerih pa tudi odpravlja, pravijo na ministrstvu. Za delodajalce to pomeni več jasnosti in manj administrativnega bremena, za delavce pa bolj pregledno in enotno obravnavo ne glede na vrsto dela, ki ga opravljajo.
Kaj se šteje za delovno razmerje po novem?
Ena od ključnih sprememb, ki jih uvaja novela, je jasnejša definicija delavca. Doslej je zakon čestokrat postavljal dileme, ali je potrebno evidence voditi tudi za osebe, ki niso v klasičnem delovnem razmerju, temveč opravljajo delo na podlagi drugih pravnih podlag, kot so pogodbe civilnega prava, status samostojnega podjetnika ali kmetovalca.
Zdaj zakon izrecno določa, da je kot delavca treba obravnavati:
osebo, ki ima sklenjeno pogodbo o zaposlitvi;
tiste, ki opravljajo delo za delodajalca na drugi pravni podlagi, če zanje veljajo predpisi o delovnem času, odmorih in počitku;
osebe, ki delo opravljajo osebno in so del delovnega procesa delodajalca;
posameznike, ki pri delodajalcu opravljajo delo zaradi usposabljanja.
Mednje sodijo tudi dijaki, študenti, upokojenci in sezonski delavci v kmetijstvu, ki delo opravljajo osebno in so vpeti v delovni proces. Pomembno pa je, da se je iz definicije izključila nejasna opredelitev, ki je vkljuĉevala osebe, ki uporabljajo sredstva delodajalca, vendar niso nujno del njegovega delovnega procesa.
Manj birokracije pri vodenju evidenc
Zakonodajalec se je odzval tudi na pogoste pripombe o preobremenjenosti delodajalcev z vnosom podatkov o delovnem času. Novela zato prinaša pomembno administrativno razbremenitev.
Najopaznejša sprememba na tem področju je vsekakor sprememba obveznosti vodenja evidence o izrabi delovnega časa. V praksi to pomeni, da v primeru, ko delavec v celoti izrablja redni delovni čas in je njegov urnik znan vnaprej, ni več obvezno sprotno vpisovanje posameznih prihodov in odhodov.
Sprememba posebej olajša delo kadrovskim službam in vodjem manših podjetij, kjer vodenje evidenc pogosto že doslej ni bilo avtomatizirano. Seveda pa je pri tem treba paziti, da se ob vsaki spremembi urnika ali izjemi (npr. nadure, izredni dopust) evidence ustrezno posodobijo.
Natančneje določen kraj hrambe evidenc
Prejšnja ureditev ni povsem jasno opredeljevala, kje morajo biti evidence hranjene. Nekateri delodajalci so zato podatke o izrabi delovnega časa hranili na oddaljenih strežnikih ali jih prepuščali zunanji obdelavi, kar je sprožalo pomisleke o dostopnosti in nadzoru.
ZEPDSV-B zdaj določa, da mora biti kraj hrambe evidence o izrabi delovnega časa opredeljen tako, da omogoča nemoten dostop pristojnim nadzornim organom, hkrati pa mora biti zagotovljena varnost in celovitost podatkov. To pomeni, da evidence ne smejo biti zgolj v oblaku brez predhodno določenega dostopa in odgovorne osebe.
Za podjetja, ki uporabljajo zunanjo programsko opremo za beleženje delovnega časa, to pomeni obveznost, da v pogodbah z izvajalci jasno uredijo, kako in kje se evidence hranijo, ter kdo ima v imenu podjetja dostop do njih.
Več načinov obveščanja delavcev
Ena bolj praktično naravnanih sprememb se nanaša na obveščanje delavcev o vpisanih podatkih v evidence. Do zdaj je zakonodaja zapovedovala le, da mora biti delavec seznanjen z vsebino evidenc, ni pa predpisovala, na kakšen način.
Zdaj pa je izrecno določeno, da lahko delodajalec podatke delavcu posreduje tudi elektronsko, kar omogoča boljšo sledljivost in manj papirologije. Ta pristop je posebej pomemben v organizacijah, kjer delavci niso vsak dan prisotni na sedežu podjetja ali delajo na terenu.
Možnost elektronskega obveščanja pomeni tudi, da lahko podjetja vzpostavijo avtomatiziran sistem obveščanja prek e-pošte, spletne platforme ali mobilne aplikacije. Na ta način se zmanjša tveganje za spore zaradi neobveščenosti in se poveča preglednost poslovanja.
Kaj morajo delodajalci storiti zdaj?
Zakon je že v veljavi, zato čas za prilagoditev šteje že od 23. aprila 2025. Delodajalci bi morali v tem trenutku že:
preveriti, za katere osebe zdaj veljajo obveznosti vodenja evidenc;
prilagoditi obstoječe evidence skladno z novimi pravili;
urediti kraj in način hrambe evidenc;
uvesti sistem obveščanja delavcev, ki omogoča elektronski dostop.
Pri tem velja poudariti, da kršitev obveznosti v zvezi z evidencami lahko privede do inšpekcijskih ukrepov, zato je pravočasna uskladitev s predpisi bistvena.
Razmislek o digitalizaciji
Spremembe, ki jih prinaša ZEPDSV-B, so tudi priložnost za nadgradnjo ali vzpostavitev digitalnega sistema vodenja evidenc. Na trgu je čedalje več rešitev, ki omogočajo natančno, avtomatizirano in pravno skladno beleženje delovnega časa.
Podjetja, ki še vedno uporabljajo ročno vodenje tabel v Excelu ali papirne dnevnike, bi morala razmisliti o digitalnem prehodu. Stroški so dolgoročno nižji, preglednost večja, možnosti poročanja bolj napredne, hkrati pa se bistveno zmanjša tveganje za napake ali manipulacije.
Zlasti srednja in večja podjetja bi morala v okviru reorganizacije poslovnih procesov obravnavati digitalizacijo kot investicijo v skladnost, varnost in učinkovitost.
Kam nas vodijo spremembe?
Novela ZEPDSV-B je jasen signal, da se zakonodaja tudi na področju evidenc prilagaja realnosti sodobnega dela. Jasnejše določitve, večja prilagodljivost in digitalna podpora so odraz tega, da se birokratski okvir pomika v smer bolj funkcionalne in pregledne ureditve.
Na strani delodajalcev bo zdaj potrebnega nekaj več znanja in organizacijskega znanja, a koristi bodo dolgoročne: manj sporov, boljša kontrola delovnega časa in možne analize za notranje potrebe podjetja. Za delavce pa pomeni novela boljšo informiranost in možnost vpogleda v svoje evidence, kar krepi zaupanje in odgovornost.
Vse objave